「賃貸管理システム」は、古くは「賃貸管理ソフト」と呼ばれ、今は「賃貸基幹システム」と呼称されるようになってきたジャンルのアプリケーションまたはアプリケーション群のことです。
本投稿においては折角なのでこのジャンルを今風に「賃貸基幹システム」と呼ぶことにします。

弊社が販売する『賃貸名人』も便宜上この「賃貸基幹システム」というジャンルに属します。
『賃貸名人』のジャンルが変わるほど、時代に応じてソフトの規模が拡大した訳ではありませんが、同じジャンルにいないと Google 検索でヒットしないというビジネス上の事情もあります。

さて、一般的には「賃貸管理ソフト」→「賃貸管理システム」→「賃貸基幹システム」という呼び方の変化に伴ってシステムの価格がアップしてきました。

ここで本投稿のテーマである導入失敗に話題を進めます。
言葉の響きだけで、「賃貸管理ソフトの導入失敗」と「賃貸基幹システムの導入失敗」を比較して想像してみてください。どちらの方がユーザー様のダメージが大きいのかすぐに分かると思います。実際にコストで言えば桁が一つか二つ違います。

なお本記事は、『賃貸名人』であれ『他社基幹システム』であれどのシステムを選ぶにしても、ユーザー様が受けるダメージを少しでも低減できればと思い投稿しています。アクが強すぎるので現在『賃貸名人』のご導入をご検討中のユーザー様にはお読みいただきたくなかったりします（笑）。

《目次》
（1）賃貸基幹システムを導入する目的と失敗の定義
（2）○×表の罠
（3）導入失敗の原因と簡単な解決策
（4）失敗しないだけ？改善はどうする？
（5）その Vision には「一」（イチ）が含まれていませんでしたか？
（6）営業マンのトークが「回りくどい」ときは要注意
　　● 営業マンの演説は聞き流す
　　● 必ず画面を見ながら"具体的"な使用感を確認する
（7）検討期間を制限する要素にアンテナを
（8）複数年契約は避ける
（9）地域コミュニティと繋がる

（1）賃貸基幹システムを導入する目的と失敗の定義

さて、「賃貸基幹システム」を導入する目的は次の2つに集約されます。
 

①既存の業務を運用すること
②既存の業務の改善または新しい業務を実現すること

では、「賃貸基幹システム」の導入において一番困る失敗は何でしょうか。
それは「①既存の業務が運用できないこと」であり、導入を後悔する原因はここにあります。「導入前のシステムの方が良かった。」「Excelで管理していた以前の方が楽だった。」という状態です。

「②業務改善や新規業務」はある程度実現できれば目的は達成されますが、オーナーや入居者という対顧客向けのサービスである賃貸管理業において、既存業務が運用できなかったり品質が妥協できないレベルまで落ちるようでは新システムの導入はすなわち失敗であったと言えます。

なぜ購入前に業務と照らし合わせて検討をしているのに、新「賃貸基幹システム」でその業務が運用できないというミスマッチが起こるのでしょうか。

（2）○×表の罠

「賃貸基幹システム」を比較検討する際、（機能が多すぎることもあって）その機能をシンプルにまとめた○×表で評価してしまうことがあります。各メーカーから出てくる比較資料も○×表であることがほとんどです。

見慣れた表だし、判断基準がシンプルになるので便利に見えます。
実際に○×表が出てこなかったとしても概念としてこの考え方があります。つまりセールスマンは“できる”⇔“できない”で機能を整理していきます。
 

本来、正しく「賃貸基幹システム」を評価するには、各機能を「作業工数」「習熟コスト」「処理・応答速度」「アウトプットの体裁」等の様々な項目で点数化するべきです。

○×表では「○」に見えても、実際に使ってみたら及第点ギリギリの40点、使えるには使えるけれど Excel の方がマシだったということがここで起こります。
 

残念ながら、現在のように○×表で「賃貸基幹システム」を評価することが一般的な状況においては、各メーカーは及第点の40点でも良いから機能を網羅することを優先します。開発資源は有限であり、各機能の加点を狙うよりも新たな「○」を獲得することに多くのリソースが振り分けられるのです。

ならば、○×表ではなくスコア表で「賃貸基幹システム」を評価するのが正解なのでしょう。
しかし残念ながらそのような資料はどのメーカーにも存在しませんし、身贔屓なしにそのような資料を作ることもできません。そしてスコアはどのユーザー様にも一律に適用できるものでもありません。

（3）導入失敗の原因と簡単な解決策

さて本題です。
「賃貸基幹システム」の導入に失敗する原因と、簡単な解決策を投稿してしまいます。これはセールスマンキラーの毒針でもあります。
 

「賃貸基幹システム」の導入に失敗する原因は主に決裁者による衝動買いです。

なお、これは決裁者が悪いのではなく、業界のセールスが“決裁者による衝動買いを誘導”するようシステム化されていることに拠ります。

また、会社の偉い人でなくても業務改善のために入社したばかりの事業部長でも同じです。決裁権があれば衝動買いを誘導されてしまいます。

つまり防御策は簡単で「現場担当者を導入責任者にする」、これだけです。これで①の失敗はほぼなくなります。

くれぐれも偉い人が打ち合わせにしばしば同席して導入責任者の責任を薄めてしまわないようご注意ください。

なぜ従業員を導入責任者にすると導入の失敗を回避できるのでしょうか。
賃貸管理業務は現実の仕事であり、「賃貸基幹システム」を仕事道具として捉えれば、「○×表」というメーカー都合で用意された資料なんかに頼らなくても現場担当者ならばどの程度業務が実現できるか簡単に判断できるからです。

実際にその道具を使って自分が仕事をするわけですから、セールスマンが語る Vision に相槌を打っている場合ではありません。ジョブを各段階で細分化し、詳細な質問をぶつけ、可能であれば実際に操作して使用感を確かめる必要があります。

セールスマンの話を聞くよりも、管理物件のデータをシステムに投入して契約書を発行し、入金管理をして月次報告書を印刷してみた方がよほどシステムの本質を知ることができます。

Zoom会議でそれが難しいのであれば訪問してでも実動作を見るべきです。Power Point のスライドや PDF 資料で楽観的に納得してしまい結果的に失敗に至ったら自分が怒られます。基幹システムを入れるのですから仮に遠方であったとしても交通費をケチっている場合ではありません。セールスマンは見せたくない部分は見せない、良い部分をよりよく見せる。それが仕事です。

Zoom越しの粒度の粗いご質問には「できます！（断言）」「実際にそういう使い方のお客様はたくさんいらっしゃいます！（事例提示）」を返すだけなので簡単です。もっと踏み込んでください。

実際に、色々なメーカーの「賃貸基幹システム」の導入失敗事例を目の当たりにすると、「偉い人の衝動買いだから許されているけど、導入したのが自分だったらまずクビにされるな。」と思わされる話ばかりです。
つまり、責任を問われる立場の者であれば自分の分を超える規模の散財を保身的に避けるし、慎重に進める姿勢を社長に見せる必要にも迫られます。

逆の立場で言えば、セールスマンは決裁者の衝動買いを期待して営業活動を行います。防波堤である実務担当者と話をしたくなんてありません。商談には決裁者の同席を望み、決裁者が我に返る前に、衝動買いモードのうちに色々なオプションを付けて5年以上の長期契約を結んでしまったりします。

（4）失敗しないだけ？改善はどうする？

では「②既存の業務の改善または新しい業務を実現すること」はどうでしょうか。

保身を考える社員では思い切った改善はできませんから、偉い人が決断するべき場面なのでしょう。

でも私が見聞きした導入失敗はまさにここから始まっていました。お客様から「Visionに惹かれた」とか「理念に共感した」とか、「賃貸基幹システム」を道具ではなくもっと大きな概念で捉えたワードが出たら黄信号だと思っています。

この状態はまさに ②＞① であり、失敗の原因である①の軽視（妥協）がすでに始まっています。「賃貸基幹システム」を大きな概念で捉えているので、支払うコストへの納得感も高まっています。「安かろう悪かろう」の反対に「高かろう良かろう」の心理も働きます。常識的に考えて高価な商品にはそれだけの価値があるはずだとお考えのはずです。実務との適合ではなく「セールスマンが語る Vision」と「価格の高さ」で導入を決断しかけています。

ところで「体験」というワードもこの領域にいます。道具を扱うときの快適さは「使用感」であって「体験」ではありません。「体験」ははっきりIT業界がシステムの価値概念を拡大するために拵えたバズワードです。素直に受け取るべき言葉ではありません。「体験」はディズニーやキャンプ等のレジャーにこそ相応しい言葉です。システム全体には曖昧に「体験」という言葉を当てはめてみても、ジョブを細分化したときに、例えば「データ入力体験」「帳票印刷体験」では変ですから、この言葉の選択が不適切であることが伝わると思います。

また「セールスマンの人柄を信頼した」というのは論外です。「セールスマンの人柄は嫌いだけどシステムがよく見えたから導入する」の方がずっとクレバーでしょう。システムの導入に失敗した後ですら担当セールスマンは良い人に見えるものです。それが仕事なんです。

せめて ①＞② 、
①既存の業務が実現できること、あるいは妥協可能な改悪で済むことを、失敗したら怒られるレベルの担当者に確認させたあとに②の検討をするか、または②の「Vision」を担当者に共有した上で責任をもって①の業務フィットを精査させることをお勧めします。

○×表における及第点レベルの「○」を連ねた「賃貸基幹システム」は、Vision レベルで見ると一つのデータ投入が様々なアプリケーションとリンクし、これがとてつもなく業務改善に寄与するように見えます。

ただ、繰り返しになりますが開発のリソースは有限です。もし○×表の各「○」が高得点で、かつ「○」が多いシステムであったとしても最終的にそのスコアはユーザー様へのコストに転嫁されます。


さて、次項からは導入の失敗を避けるためのリアルな注意点を列挙してみます。
 

（5）その Vision には「一」（イチ）が含まれていませんでしたか？

先程から槍玉にあげてきた Vision について触れてみます。
セールスマンが語ったその Vision は「一元管理」や「一括入稿」や「One Stop」や「ワンクリック」や「オールインワン（All in One）」のように「一（１）」が含まれてませんでしたか？

これは最近の不動産Tech（不動産システム）どころかもっと昔からこの業界が訴求しているワードです。

もっとも「ワンクリック」なんてただの嘘です。9回裏2アウト2ストライク3ボールからの三振でゲームセットしたとき「一球で試合を終わらせた」といっているレベルのレトリックがここにあります。

前段で提示した○×表の「○」を連ねたらシステムは複数の機能の集合体になっていくので、当然ながらこの「一」が含まれるワードが分かりやすく売りになります。
 

賃貸基幹システムは昔から「銀行（電話回線）」「チラシ作成ソフト」「会社ホームページ」「会計システム」と連動し、やがて「ポータルサイト」や「保証会社」と連動し、今や「銀行（API）」「○○アプリ」「○○システム」とも連動するようになってきました。

「一」（イチ）が含まれるワードは意外と手垢が付いており、この訴求に今更強く揺さぶられる必要はありません。それよりも今現在においてもシステムの中核にある《賃貸管理機能》を評価してから、その後に連動する機能に目を向けることをお勧めします。


実際に一元管理のシステムを運用すると次のような課題に気付くはずです。

多分、導入前のイメージでは「一つの入力が多数のシステムに連携するので、入力という手間に対する効果が大きい」とお考えになるはずです。もちろんそれはその通りです。

しかし、これは「全ての連携システムを活用すること」が前提になります。
ここで先程のスコア表を思い出してください。連携するシステムの中には及第点ギリギリの使い勝手が微妙な「○」が含まれていることがあります。

このとき、連携するシステムのためのデータ項目がメインシステムを圧迫します。連携するシステムが多ければ多い程メインシステムが使い難くなるのはこのためです。
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具体例を挙げると、あるポータルサイトでは「高齢者可」という拘り条件があり、また別のポータルサイトでは「高齢者歓迎」という拘り条件があります。

「可」と「歓迎」は意味が違うのでこの二つは統合できません。しかし、そもそもどちらの項目もポータル連携しないユーザー様が重要事項説明書を作りたいだけの場合には不要な項目です。

「○」が多いシステムはこれのオンパレードなので、賃貸管理だけに使いたいユーザー様には入力項目が多い（つまり入力画面のサイズやページ数が多い）システムという印象を与えます。

したがって一元管理のシステムを使いこなすためには、付属する各機能を最大限使い切る必要があります。（それがシステムの本懐なので前記のことは批判ではありません。）
 

（6）営業マンのトークが「回りくどい」ときは要注意

賃貸管理会社にお勤めの方は日頃からタフな顧客対応を重ねていらっしゃいますから、相手が胡麻化している、ウソをついているのを見破ることに長けていらっしゃると思います。

であるのに営業マンがトークの山に隠した本当に聞かれたくないことをいつもの感覚で見破れない原因は検討疲れが大きいと感じます。賃貸基幹システムのような規模が大きいシステムのデモを複数回受けていたら、しかも一回一回が長時間に及んだら、もういつもの鋭敏な対人感度は発揮されなくなってしまいます。

営業マンの演説がとにかく長い。途中途中に簡単な質問（例えば「入金は保証会社経由がほとんどですか？」というような分かり切ったこと）が飛んでくるけれど、その質問に答えたらあっという間にマイクを奪われて次の演説が始まる、という風では本当に疲れてしまいます。

そんなときに「他社ができることは一通りできる」と、面倒な比較検討を簡略させてくれるワードが贈られるとつい受け取ってしまいたくなります。

もちろん、ここが本当に聞かれたくないことです。
最も重要な中核部分の《賃貸管理機能》は各メーカー全然似たり寄ったりではありません。《賃貸管理機能》の良し悪しだけでなく各社この部分の設計思想や使用感が全く異なります。例えば大手向き、中小向きでは操作手順が全然違います。大手は従業員のミスや不正を防ぐためにシステムには責任追跡性や正確性を求め、中小では少ない人数で担う日々業務の効率化を求めます。

ITに強い方ほど「システムによって使用感が異なるのは当たり前。慣れれば良い。」とお考えになるものですが、買ってからビックリする前に検討段階で確かめておくべきです。

（2）や（5）で挙げたように、〇×表の〇を集めたシステムでは自ずと営業デモが概要寄りになります。具体的な操作手順にはなるべく踏み込まず、顧客には全体コンセプトで決断してもらうことが目的です。
 

そこで特に次の二点を注意してみてください。

● 営業マンの演説は聞き流す。
話がなかなか核心に近づかない時は遮ってしまって問題ありません。心配ならば（Zoomの場合）録画をもらうと良いでしょう。

なぜなら演説を真面目に処理したら頭が疲れて判断力が失われてくるからです。20ページもあるようなスライドが出てきたら、時間が無いとでも伝えてそのスライドを送ってもらった方がマシというものです。
道具を買うときにその会社の事業理念から聞きたいですか？
 

● デモは自らリードする。画面を見ながら"具体的"な使用感を確認する。
「適当なマンションを作ってみてください。山田マンション 101 、箱だけで結構です。」
「そうしたら鈴木一郎さんを入居者登録してください。契約日は今日で結構です。」
「鈴木さんの家賃は10万円で設定してください。」
「鈴木さんの10万円を入金消込してオーナーへの送金報告書を作ってみてください。」

こんなやり取りは絶対にした方が良いでしょう。
実はこれでシステムの使用感がはっきり分かります。営業マンの演説を120分聞いても分からないことが10分で分かります。

さらに自らリードしたデモにおいては気になるところがどんどん湧き上がってくるはずです。
・さっきは10万円で消し込んでももらったけど日割りはどうやるのだろう？
・さっきの鈴木さんを解約処理してもらって退去精算書を作ってみてもらおうか？
・あ、そういえばうちは○○保険の代理店だった。更新手続きも気になるな。
・店舗物件では電気代の請求もあったな。電気と電灯を入力するところを見せてもらおう。

こうなれば検討段階でのミスマッチはだいぶ防げます。

ただし、演説の途中で「更新手続きの説明をしてください。」とリクエストをしてもあまり意味がありません。更新に関する演説が始まってしまいます。

画面を見せながらのデモであっても、営業マンが主導するデモでは意味がないのです。

必ず先にお題を提示してください。演説デモを受ける前にペースを握らないと、既に受けたデモと重複してしまうのではないか？相手の時間を奪ってしまうのではないか？と気を揉み、良い人であればあるほど配慮が先に立ち本当に見たいことを遠慮してしまいます。

 

（7）検討期間を制限する要素にアンテナを

これは釈迦に説法、賃貸基幹システムをご検討なさる方は分かったうえで乗っかっているとは思いますが、検討期間を制限するのは営業マンの常套手段です。もちろん決断の背中を押すのが営業マンの仕事なので当たり前ではあります。

● 12月中にご注文いただくとキャンペーン値引きが適用されます。
● 決算月の3月までにご注文いただくと決算値引きが適用されます。

こんな風に検討期間を制限されたらウソでもいいので間髪入れずに「あ、うちはそんなに早く注文できません。予算が下りるのが4月なんですよ。」「4月以降にキャンペーンはありませんか？」とかましてみてください。

「今は決まっていないけどその時期にも何らかのキャンペーンをやると思います」とか、「私が上司に直談判して特別に1カ月延長します」とか何とか言うこともあります。

ウソは即ち人を馬鹿にしているということなので、このくらいやり返しても問題ありません。

（8）複数年契約は避ける

どんなに検討を重ねても失敗することはあります。

万が一検討が不十分のまま（例えば社長の意向で）速やかに導入を進めなければならないとしても、契約は最低コストの短期1年にして様子を見てください。お得な複数年契約値引きを提示されたとしてもです。メーカーによっては複数年契約をしないと選択できないプランがあったりします。

正直に「ミスマッチによる導入失敗が怖いので1年契約で様子を見させてください。」「システムが良ければ来年から長期契約を結ぶことも検討できます。」と営業マンに伝えてみてください。

これに対して「長期契約割引は初回契約時にしか受けられないんです。来年の更新時に長期契約をご希望いただいても割引は限定的になります。」なんて帰ってきたら「うわ、怖。」と気付けると思います。ここまで来たら騙す以外の意図が見つかりません。

（9）地域コミュニティと繋がる

これをなさっている管理会社様は強いと思います。
支部で情報収集なさることもできるし、営業マン目線ではそうなさっている管理会社様に変な売り方をし難くなります。これは本当にそうで、営業マンの一存で特定の地域に悪評を立てる訳にはいきません。

さて本投稿のなかではダンゴネットの『賃貸名人』がどの立ち位置であるのか敢えて明示しないようにしました。それについては賃貸管理部門のご担当者様が実際に各社システムの使用感を確かめた上でご検討いただければと思います。



Posted By Tanaka（tanaka@dangonet.co.jp）